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INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO (IDA)
Manual de Normas y Procedimientos para el Desembolso de Recursos
Tabla de contenidos Aporte de las y los agricultores participantes en el PIA Para los efectos de realización del proceso se requieren la participación de los siguientes entes Flujograma General del Desembolso de los Recursos del PIA PROCESO OPERATIVO PARA LA ENTREGA DE LOS RECURSOS NO REMBOLSABLES AL PARCELERO Acciones previas a la entrega de los recursos Trámites para entrega de productos al beneficiario Requisitos técnicos y asesoría para la identificación y organización de los CEPROMA Acciones previas a la entrega de los recursos
Manual y normas de procedimientos para la entrega de los recursos no reembolsables a las y los parceleros participantes en el Programa Integral Alimentos del Instituto de Desarrollo Agrario
En el marco del “Plan Nacional de Alimentos, Alimentos para Todos” que ejecuta el Gobierno de la República, mediante la coordinación del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), el Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) por su condición de ente promotor del desarrollo de los asentamientos campesinos, está ejecutando el Programa Integral de Alimentos (PIA) que pretende el fomento de la siembra de granos básicos y otras actividades proveedoras de alimentos para las familias ligadas a estos asentamientos, así como la venta de los excedentes en los mercados local y nacional haciendo parte así de el abastecimiento de alimentos para el conjunto de la población del país. Con ello, el IDA además está contribuyendo a la reactivación de las economías familiares rurales.
Para agilizar el proceso de ejecución del PIA, el IDA ha suscrito un convenio con el Banco Nacional de Costa Rica de “administración de recursos”, que permite dar mayor libertad a los usuarios en la selección de los insumos, semillas, maquinaria, equipo y proveedores. Por otra parte, asegura transparencia en la ejecución de los fondos y contabilidad por cada usuario del PIA.
Este Manual, establece los procedimientos y normas para el acceso a los recursos y determina las responsabilidades de los diferentes participantes en el PIA, con el fin de canalizar en forma oportuna, eficiente, transparente y con los debidos controles, los recursos no reembolsadles a las familias rurales adjudicatarias de tierras participantes en el PIA.
Definiciones:
IDA: Instituto de Desarrollo Agrario, ejecuta el programa y aporta los recursos económicos al Banco.
Unidad Ejecutora Programa Integral de Alimentos del IDA (UEPIA): Estructura adscrita a la Gerencia General del IDA, creada para organizar planificar y coordinar las actividades del Programa.
Banco: Banco Nacional de Costa Rica (BNCR), que suscribe convenio de administración de recursos con el Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), responsable del suministro de los recursos económicos en forma eficiente, oportuna y confiable a los beneficiarios del programa, asegura una sana administración, controles adecuados, contabilidad individual por agricultor, y global del Programa, con liquidación mensual y final por el total de recursos.
Beneficiarios del programa: familias beneficiarias del IDA de los diferentes asentamientos campesinos, que estén adjudicados y/o titulados, si están fuera de las limitaciones que tengan relación de dependencia de créditos, no vencidos por tierras por el periodo de los 25 años que establece la escritura otorgada por el IDA, y firmen el compromiso de utilizar y administrar en forma directa y adecuada los productos donados por el IDA y seguir las recomendaciones técnicas.
Extensionista: funcionario del MAG, CNP y FUNAC-4S asignado para aportar la asistencia técnica, y supervisar el adecuado uso de los insumos, semillas y equipo y maquinaria, al grupo de beneficiarios del IDA, que reciben estos productos para la siembra de granos básicos
Plan de asistencia técnica: programa de visitas del técnico supervisor, que asegura una adecuada asistencia técnica y control de los productos entregados a cada agricultor, estableciendo 5 visitas durante el ciclo del cultivo. Proveedores: Empresas vendedoras de insumos, semillas y equipó de seguridad, para los cultivos de maíz, fríjol y arroz, que tienen representación en las diferentes regiones del país, donde se ubican los asentamientos campesinos, que aparecen inscritas en la lista de proveedores del IDA.
Insumos: Son los fertilizantes, herbicidas, fungicidas y insecticidas necesarios para la producción de maíz, arroz y frijol.
Semillas: Son las semillas para maíz, fríjol y arroz que el sector agropecuario de la región recomiende usar para obtener buenos rendimientos, en lo posible de bajos insumos químicos.
Equipo para buenas prácticas agrícolas: Son los implementos de seguridad que cada agricultor debe usar para hacer un uso adecuado de plaguicidas, fertilizantes y otros insumos, incluyendo el buen manejo de los suelos.
Plan de Desembolsos: Cada beneficiario dispondrá de dos desembolsos con el Banco, uno a la siembra y el otro en la segunda fertilización.
Fincas Integrales: Son aquellas explotaciones agropecuarias que realizan un uso adecuado de los recursos en una perspectiva de máxima utilización de los flujos energéticos naturales, con prácticas de rotación de cultivos, conservación de nacientes, conservación de los suelos y aguas e incorporación de la familia a las labores de siembra, recolección y comercialización de sus productos. Estas pueden ser orgánicas o estar en un proceso progresivo de reducción de los insumos externos a la finca, en especial los de síntesis química.
Fincas Orgánicas: Además de cumplir con los requisitos anteriores, no utilizan en absoluto insumo químicos. Estas pueden ser certificadas o no certificadas.
Aporte de las y los agricultores participantes en el PIA
1.-La mano de obra familiar para la debida atención de los cultivos apoyados por el PIA, según las indicaciones técnicas acordadas con los profesionales del Sector Agropecuario autorizados para esta labor.
2.-La administración de las parcelas en forma eficiente para hacer sostenible el modelo de producción de alimentos, asegurando el autoconsumo y la venta de excedentes.
3.-Participación activa en la organización autorizada para administrar los Centros de Procesamiento y Mercadeo de Alimentos (CEPROMA).
4.-Participar en los procesos de capacitación, promovidos por Instituciones del Sector Agropecuario y el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA).
5.- Promover las actividades conducentes al fomento de la producción de alimentos básicos, así como la formación de fincas integrales sostenibles que contribuyan a la reactivación de economías familiares campesinas y la preservación de los recursos naturales y el ambiente.
6.- Colaborar en forma activa con las actividades relacionadas con el seguimiento, monitoreo y evaluación del PIA, suministrando información, comunicando sus experiencias en la producción, aportando ideas para el mejoramiento del PIA y vigilando la buena utilización de los recursos públicos.
Para los efectos de realización del proceso se requieren la participación de los siguientes entes
1.-IDA:
a) Identificación y selección de las y los agricultores participantes en el PIA. b) Envío de la información de las y los agricultores al BNCR y a los proveedores inscritos. c) Autorización de los funcionarios responsables de aportar la asistencia técnica a las y los agricultores participantes. d) Autorización de los proveedores inscritos en el IDA ante el BNCR. e) Aporte de los recursos financieros para la producción de alimentos bajo una concepción de integralidad y sostenibilidad, mediante la reducción de insumos químicos y la conservación de los recursos naturales. f) Aporte de los recursos financieros para el equipamiento de los CEPROMA. g) Aporte de los recursos operativos para la asistencia técnica y capacitación. h) Aporte de recursos para la transferencia de tecnología y producción de semillas de buena calidad. i) Aporte de recursos para la adecuación de los asentamientos en materia de infraestructura. j) Aporte de recursos para la atención integral a las familias de los agricultores participantes, especialmente las mujeres, niños y jóvenes. k) Conducción, administración y evaluación general del PIA.
2.- MAG (Extensión Agropecuaria):
a) En conjunto con las y los agricultores participantes y los funcionarios del IDA asignados a esta labor, definen las áreas de siembra, fechas de siembra, semillas e insumos a emplear, así como el programa productivo a seguir, en el marco de las orientaciones generales establecidas por el respectivo Comité Regional Sectorial Agropecuario. b) Realizada esta labor emite un formulario dirigido al proveedor y al Banco Nacional, para que la o el agricultor retire dichos insumos y semillas, con la respectiva aceptación del agricultor o agricultora y el visto bueno del Jefe Subregional del IDA correspondiente, quien remitirá la copia del BNCR. c) Verificación de la utilización de los insumos y semillas por parte de los agricultores y agricultoras, en las visitas correspondientes a la asistencia técnica.
3.- BNCR:
a) Organización y administración de una base de datos con las y los agricultores participantes en el PIA, desagregada por región, subregión, asentamiento y cultivos. b) Organización y administración de una base de datos con los funcionarios autorizados por IDA para ordenar el suministro y entrega de los insumos y semillas. c) Organización y administración de una base de datos con los proveedores autorizados por el IDA. d) Desembolso de los recursos correspondientes por cada agricultor o agricultora, a los respectivos proveedores. e) Suministro de información semanal a las Oficinas Subregionales, Direcciones Regionales y Unidad Coordinadora del PIA, del IDA, de las transferencias de recursos a los proveedores y la entrega de los insumos a los agricultores y agricultoras. f) Prestación de servicios a otros agricultores y agricultoras de la zona que los requieran.
4.- Asociaciones Administradoras de los Asentamientos u otras organizaciones similares representativas de los asentamientos campesinos.
a) Gestión, organización, administración y operación de los Centros de Procesamiento y Mercadeo de Alimentos, con la asesoría del Consejo Nacional de Producción. b) Coordinar con los agricultores y agricultoras de los asentamientos campesinos y el sector agropecuario, la programación de las siembras y las normas de calidad de entrega de los granos. c) Suministro de información sobre el procesamiento y venta de los granos a las instituciones del Sector Agropecuario y a la Coordinación del PIA. d) Garantizar el mantenimiento, la custodia y buen uso de las máquinas y equipos para el procesamiento de los granos.
5.- Proveedores
a) Deben inscribirse en el registro de proveedores del IDA. b) Ofrecer productos de buena calidad, competitivos, debidamente registrados y a precios razonables. c) Aceptar las condiciones de pago establecidos por el PIA, de acuerdo al convenio entre el IDA y el BNCR. 6.- Agricultores y agriculturas
a) Son las personas adjudicatarias de tierras por parte del IDA, que estén en a derecho en la posesión de la tierra y dispuestos a hacer parte del PIA. b) Para participar en el PIA, deben de cumplir con los siguientes requisitos: i. Que se encuentren dentro de las limitaciones de los 15 años establecidos por la Ley 2825. ii. Que sus tierras sean aptas para la siembra de los granos básicos objeto del PIA y de otras actividades que se fomenten. c) Familias beneficiarias del IDA de los diferentes asentamientos campesinos, que estén adjudicados y/o titulados, si están fuera de las limitaciones que tengan relación de dependencia de créditos, no vencidos por tierras por el periodo de los 25 años que establece la escritura otorgada por el IDA, y firmen el compromiso de utilizar y administrar en forma directa y adecuada los productos donados por el IDA y seguir las recomendaciones técnicas. Para estos casos de parcelas que se vencieron limitaciones, el jefe Subregional elabora un informe de que los parceleros se encuentran con un desarrollo incipiente y que las familias tienen algún riesgo de pobreza.
7.- Consejo Nacional de Producción (CNP)
a) Por intermedio de los funcionarios de la Dirección de Agroindustria y Mercadeo, recomendará al IDA y a las Asociaciones Administradoras de los Asentamientos y otras organizaciones similares representantes de estos, la ubicación de los CEPROMA, así como las características técnicas, tipo, capacidad y condiciones de operación de los equipos y máquinas para el procesamiento y almacenamiento de los granos. b) Recomendará los proveedores que puedan suministrar los distintos equipos de procesamiento y almacenamiento de granos. c) En conjunto con la Asociación respectiva, emitirá una orden de entrega al proveedor con las especificaciones técnica de cada uno de los equipos para procesamiento y almacenamiento, con copia al BNCR y la Oficina Regional del IDA y la Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA. d) Emitirá un informe dirigido a la Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA y la organización del CEPROME correspondiente, sobre la instalación y operación de los equipos.
8.- FUNAC-4S
a) En coordinación con los funcionarios del Sector Agropecuario y las agricultoras y jóvenes participantes, definirán las necesidades de módulos a nivel grupal o individual, así como los requerimientos de insumos exigidos por dichos módulos. b) Emitirá, en coordinación con los jóvenes y mujeres participantes, la orden de entrega de los insumos necesarios para el desarrollo de los módulos definidos. c) Verificará la utilización de los insumos retirados por parte de las mujeres y jóvenes participantes en función de los objetivos del PIA. d) Informará a la Oficina Subregional respectiva del IDA y a la Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA sobre el avance y resultados de los cultivos y el estado de los grupos de mujeres y jóvenes.
Flujograma General del Desembolso de los Recursos del PIA
PROCESO OPERATIVO PARA LA ENTREGA DE LOS RECURSOS NO REMBOLSABLES AL PARCELERO
Acciones previas a la entrega de los recursos:
El IDA, el MAG, el CNP y la FUNAC-4S asignarán los funcionarios responsables de la asistencia técnica directa (extensionistas) a los agricultores y agriculturas participantes en el PIA. Responsable: Presidente Ejecutivo, Gerente General del IDA y Ministro de Agricultora y Ganadería.
El IDA solicitará a los proveedores información semanal de los precios de insumos y demás productos requeridos por el PIA, con el propósito de enviar en forma oportuna y regular la lista de precios a los extensionistas, Jefes de las Oficinas Subregionales y a los agricultores beneficiarios. Responsable: Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA.
El IDA realiza una campaña de información sobre el PIA motivando a las familias beneficiarias de tierras a participar en el Programa. Responsable: Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA.
La Oficina Subregional del IDA, recibe las solicitudes y verifica el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en este Manual. Responsable: Jefe Subregional del IDA.
Con esta información, el Jefe Subregional llenará el Formulario 1 y lo remitirá al BNCR (original). Responsable: Jefe Subregional del IDA.
El Jefe Subregional coordinará con los extensionistas del MAG, CNP y FUNAC-4S, para realizar la primera visita a las y los aspirantes de participación en el Programa, para acordar la idoneidad del terreno, el plan de siembra y los recursos a ser aportados por parte del PIA. Los resultados de esta visita se consignan en el Formulario No 2, que será remitido a los proveedores, el BNCR y el Jefe de la Oficina Subregional del IDA.
Programa de visitas del Técnico Supervisor por agricultor
El Jefe Subregional del IDA, remite al Banco y a los proveedores el formulario Nº2, con la información en detalle del beneficiario y los productos aprobados para las siembras por el extensionista responsable: Responsable: Jefe Subregional del IDA.
El Banco y los proveedores solo podrán tramitar solicitudes de los beneficiarios del programa, cuando tengan el visto bueno con la firma del extensionista. A su vez constará que esta solicitud corresponda con la lista de los beneficiarios inicialmente aportada. Responsable: Banco y Proveedores
La Dirección Administrativa y Financiera del IDA, realizará una publicación en dos de los diarios de mayor circulación del país, invitando a las empresas proveedoras de insumos con representación en las regiones donde se encuentran los asentamientos campesinos, a inscribirse en el Área de Proveeduría y Suministros del IDA, para participar como proveedores del Programa. Responsable: Dirección Administrativa y Financiera del IDA.
La Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA organizará eventos de información, instrucción y motivación para la operación del PIA. Responsable: Unidad Coordinadora de la Ejecución del PIA (UEPIA).
El jefe subregional del IDA, formalizará una carta de compromiso del beneficiario con el IDA, en la cual se compromete a utilizar los recursos de acuerdo a las instrucciones de los extensionistas asignados. Responsable: Jefe Subregional del IDA
Trámites para entrega de productos al beneficiario:
Agricultor beneficiario presenta al Proveedor en original:
1.- La solicitud de entrega de los productos del módulo asignado, en el formulario Nº2 y Nº3 según proceda, para el primer o segundo desembolso, con la firma del extensionista asignado, para el trámite de entrega exclusivamente de los productos especificados. Responsable: Extensionista asignado.
2.- El proveedor verifica que la información de la solicitud, coincida con la información enviada en el formulario Nº1, por el Jefe Subregional del IDA a nombre del agricultor. Responsable: Jefe Subregional del IDA y Proveedor.
3.- Una vez confirmado, el proveedor hace entrega de los productos al solicitante, especificando los costos parciales y el total de la entrega, que será recibida conforme por el agricultor beneficiario. Responsable: Proveedor.
4.- Firmando el productor el recibido conforme, en cuatro copias. Original: BNCR, copias: Proveedor, agricultor y Técnico Supervisor Responsable: Agricultora o agricultor beneficiario de los recursos.
El proveedor, con la factura de entrega y recibido conforme por el agricultor beneficiario, y una copia del formulario Nº2 o Nº3 de solicitud:
1.-Tramita el cobro al Banco, quien verifica con la información enviada en el formulario Nº2 por el Jefe Subregional del IDA por agricultor, 2.-Documenta, contabiliza y transfiere los recursos al proveedor, e informa al IDA, del detalle del desembolso. Responsable: BNCR
El extensionista verifica en las visitas programadas al agricultor el uso adecuado de los productos entregados al beneficiario del Programa, de constatar algún desvió de los recursos, informara de inmediato al Jefe Subregional, quien tomara las acciones que correspondan. Responsable: Extensionista asignado.
El extensionista, valora en las visitas al beneficiario, el progreso y oportunidad de las labores, así como también la vigencia de los precios acordados de los insumos. Responsable: Extensionista asignado. Con la periodicidad de cada ocho días el Jefe Subregional del IDA, estará obligado a comunicarse con los extensionistas para informarse sobre el progreso y avance del PIA, así como también ante cualquier dificultad que el extensionista no pueda resolver. Responsable: Jefe Subregional del IDA
El Director Regional y el Jefe Subregional del IDA, son responsables de dar seguimiento a estos procedimientos, que se cumplan los debidos controles estipulados en este Manual, e informar a la Gerencia General y la Unidad Ejecutora, sobre el avance del Programa. Responsable: Director Regional y Jefe Subregional del IDA
Los agricultores y agriculturas participantes en el Programa Integral de Alimentos del IDA, podrán optar a los servicios de procesamiento, secado, almacenamiento y mercadeo de los granos, por medio de las Asociaciones Administrativas de los Asentamientos Campesinos u otras afines.
Estos entes, para ser beneficiarios de equipos, maquinaria e instalaciones de pos cosecha deberán constituirse en Centros de Procesamiento y Mercadeo de Alimentos (CEPROMA), mediante su organización, capacitación y entrenamiento de productores de granos básicos.
Esta organización, capacitación y entrenamiento será aportada por el PIA, por medio del Área de Organización y Gestión Empresarial del IDA, así como con la colaboración de la Dirección de Agroindustria y Mercadeo del CNP y el INTA.
Con la constitución de estos CEPROMA, se está asegurando que los productores cumplen con los requisitos necesarios para el almacenamiento adecuado de los granos tanto para el autoconsumo como para la venta de los excedentes. Requisitos técnicos y asesoría para la identificación y organización de los CEPROMA
El Consejo Nacional de Producción (CNP), y el Instituto de investigación y innovación tecnológica en coordinación con el Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), participarán activamente en la ejecución de este componente mediante la asesoría técnica en la selección y escogencia de los equipos más adecuados de acuerdo a las zonas de producción, el clima, el tipo de grano, y la capacidad administrativa de las organizaciones de los asentamientos campesinos.
Los profesionales del CNP y del INTA, aportaran la asesoría; que estará acompañada por capacitación y entrenamiento a los miembros de las organizaciones los asentamientos para el manejo de los equipos mencionados.
Las organizaciones que reciban los equipos y maquinaria deberán tener las siguientes características:
1.- Estar integradas por productores de granos básicos, beneficiarios del Programa Integral de Alimentos del IDA.
2.- Estar legalmente constituidos y con plena vigencia.
3.- Tener la motivación para integrarse al programa intensivo de capacitación en gestión y organización. Participar activamente en la asesoría para el manejo de los equipos y maquinaria.
5.- Desarrollar los “Centros de Servicios”, con mentalidad empresarial, que sean eficientes, para asegurar la sostenibidad del programa de alimentos a nivel del pequeño productor
6.- Poner en práctica las recomendaciones y asesoría establecidas por los funcionarios del CNP y del INTA. Proceso operativoAcciones previas a la entrega de los recursos:
El CNP y el INTA definirán los lugares más apropiados para la ubicación de los CEPROMA, que brinden servicios a uno o varios asentamientos campesinos.
El Área de Organización y Capacitación del IDA, será la responsable de capacitar a la organización que cumpla los requisitos para administrar el “Centro de servicios”, en un plazo corto.
El CNP y el INTA establecerán el tipo y las condiciones de la maquinaria y equipo requeridos, para los “Centros de Servicios”.
El CNP y el INTA recomendaran los posibles proveedores nacionales o extranjeros de los equipos y maquinaria requeridos.
La
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